クラウド電話・クラウドPBXでプライベートスマホを公私で使い分けるポイント【九州 （福岡・佐賀・長崎・熊本・大分・宮崎・鹿児島）】（九州）
クラウドPBXはスマホへアプリをインストールすると会社番号を使った発着信が利用できるようになりますが、社員がお持ちのプライベート用のスマホを活用しても問題ないのか本記事では福岡県・佐賀県・長崎県・熊本県・大分県・宮崎県・鹿児島県向けにご紹介いたします。
従来の電話サービスであるビジネスフォンでは社内へ電話機を制御するPBXという機器を設置していました。このPBXと固定電話機が接続されることで内線番号で通話（内線通話）や会社の代表番号で発着信ができるようになります。その為、PBXと接続できない法人携帯として用意されたガラケー・スマホや社員が持っているプライベート用のスマホなどでは内線通話や会社番号を使った発着信はできませんでした。
しかし、PBXがクラウド上で展開され各端末からインターネットを通じて外線機能などを利用できるクラウドPBXでは場所の制約なく電話対応を行うことができます。クラウドPBXの場合、IP電話を利用するのでIP電話に対応した固定電話機やクラウドPBX用のアプリをインストールできるスマホで各機能を利用できますが、ガラケーでは利用できません。
専用アプリがインストールできれば利用可能なので、法人契約しているスマホでも個人が所有しているスマホでも利用することができます。また、キャリアなども問わないのでdocomo・au・Softbankやワイモバイル・UQモバイルと言った格安SIMでも利用することができます。
社員のプライベート用のスマホを業務や仕事に使用した際に問題となりそうな項目は以下の通りです。
実際のクラウドPBXサービス「モッテル」を例に詳しく見ていきましょう。
業務用として利用した分の通話料負担 単に社員のスマホを業務で利用してもらった場合、一定金額を通信費として支給や毎月経費申請して通信費を請求する方法がありますがクラウドPBX「モッテル」ではアプリで区別することが可能です。
今までの電話アプリから発信した分については個人へ通話料が請求され、モッテルの電話アプリから発信した分については直接会社へ請求されます。煩わしい経費精算や過不足が出る一律の通信費の支給が不要になります。
通話料金についても通常のスマホ電話アプリから掛ければ、今までと変わらず同じキャリアの通話料が適用されます。モッテルのアプリから発信した分はモッテルで利用中の電話回線の通話料金が適用されます。例えばNTTのひかり電話を利用していた場合は、8円/3分ということになります。
発信する電話番号 単に社員のスマホを業務で利用してもらった場合、個人の携帯番号で私用も業務中も発信する必要がありましたが、クラウドPBX「モッテル」ではアプリで発信番号を区別することができます。
今までの電話アプリから発信する場合は、070・080・090などの個人の携帯番号が使用できます。一方、モッテルの電話アプリから発信する場合は、会社の番号を使用できます。会社番号も代表番号と個人の直通番号など複数の電話番号から選択して発信することができます。
着信した際に個人宛か会社宛てか区別が可能か 今までの電話アプリとモッテルの電話アプリで着信画面が異なるので個人宛の着信なのか会社番号宛ての着信なのか簡単に区別することができます。
また、着信番号も表示されるので代表番号宛てなのか直通の番号への着信なのか等も区別することができます。
有給中など個別に着信したくないときの対処 クラウドPBX「モッテル」ではビジネスフォンのように代表番号に着信した際、一斉に端末を鳴らすことも可能です。社内の勤務者と在宅勤務などのテレワーク者両方へ平等に着信させることができるので電話負担の偏りを軽減できます。モッテルでは曜日や時間を決めて留守番電話の設定・解除ができるので会社全体の休日は着信しないように設定が可能です。
しかし、有給中など個々で異なる休日もあります。その様な際は端末にインストールされたアプリの設定から簡単に着信させないようにすることが可能です。
取引先などの電話帳データ クラウドPBX「モッテル」は社員で共有できる会社用のクラウド電話帳が利用できます。個人の端末へ直接取引先などの情報を保存するのではなくクラウド上で管理するので万が一スマホを紛失した場合はクラウドのアカウントを削除するだけで端末から情報を閲覧することができなくなります。情報漏洩のリスクを軽減できます。
この様にクラウドPBX「モッテル」なら社員のプライベートなスマホを利用しても使い勝手は悪くありません。
プライベートの端末を業務利用しない場合、法人携帯を導入するケースも少なくありません。そこでクラウドPBX「モッテル」と法人携帯のコスト比較をしてみましょう。以下は15名規模での比較です。
| モッテル | 法人携帯 | |
|---|---|---|
| 端末費用 | 0円 | 326,700円※1 |
| 月額費用 | 4,378円※2 | 70,620円※3 |
※1 docomoから2021年5月28日に発売されたarrows Be4 Plus：21,780円×15で試算
※2 基本料金：4,378円（税込）で試算
※3 2,728円/(税込)（基本プラン（音声）1,078円、データプラン1GB （スマホ）1,650円）+定額オプション 1,980円/月×15で試算
法人携帯は端末の導入費用とSIMの使用料（月額）がかかります。モッテルの場合、端末は社員がお持ちの物を活用するので0円となります。一方、法人携帯はハイエンドモデルではない端末でも30万程かかってしまいます。iPhoneを支給する場合は安めのiPhone SE（第二世代） 64GBでも総額は85万円を超えてしまいます。月額についてもコスト削減が見込めるのでクラウドPBXは法人携帯を導入する場合と比べてコストを抑えることができます。
また、法人携帯では会社番号を使った発着信や通話を保留して他の者へ転送するといったビジネスフォンの様な運用はできません。クラウドPBXではビジネスフォンと同じ運用が自分のスマホで行えるので効率的な働き方に役立ちます。
この様にクラウドPBXで社員のプライベートなスマホを活用することは大きなデメリットもなく、法人携帯と比較してもコスト削減や業務の効率化に効果があります。社員のスマホを活用することに躊躇している方はクラウドPBX「モッテル」を検討してみてはいかがでしょうか？
福岡県・佐賀県・長崎県・熊本県・大分県・宮崎県・鹿児島県で「クラウドPBX」の導入をご検討の際は日本テレックスシステムまでご相談ください。
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